Harddraverijvereniging Lisse & omstreken

Notulen van de 119e Algemene Ledenvergadering

Harddraverijvereniging ‘Lisse & omstreken’

Notulen van de 119e Algemene Ledenvergadering gehouden op vrijdag 12 januari 2018
in het sociaal-culturele centrum ’t Poelhuys te Lisse.


1. Opening

De voorzitter opent de vergadering iets na 20.00 uur. De toneelzaal van ’t Poelhuys is gevuld met ’n ietwat tegenvallend aantal leden van 143. Naast een hartelijk welkom zijn er de beste wensen voor het nieuwe jaar.
Afgemeld hebben zich Theo & Ria van der Lans en Ton en Truus Bon.
De opzet van deze bijeenkomst is gelijk aan die in vorige jaren: eerst is er het formele gedeelte met een terugblik op het verenigingsjaar 2017. In de pauze is er de gebruikelijke traktatie op oliebollen door de firma Gerard Brouwer junior. In het informele gedeelte zijn er de traditionele verloting en een muzikaal optreden van de Afternooners. Ook wordt de videoregistratie van de voorbije feestweek, samengesteld door Amfi’66, video- en filmclub voor De Bloembollenstreek e.o., getoond.
In een korte karakteristiek schetst de voorzitter het verenigingsjaar als ‘fantastisch’. Verdere inkleuring zal geschieden door de secretaris en de penningmeester.

2. Verslag van de vorige algemene ledenvergadering
De secretaris leest een samenvatting voor van het verslag van de 118e algemene ledenvergadering, gehouden op vrijdag 11 januari 2017. De inhoud luidt als volgt: De voorzitter opent om ca 20.00 uur de vergadering en verwelkomt de bijna 160 aanwezigen.
De vergadering stemt in met het beknopt verslag van de vorige vergadering, gehouden op 8 januari 2016. De vergadering stemt in met het jaarverslag 2016 van de secretaris. De voorzitter en de penningmeester geven een toelichting op de financiële jaarrekening 2016.
Verslag 2016 van de kascommissie
Overeenkomstig het advies van de kascommissie besluit de vergadering het bestuur te dechargeren voor het gevoerde financieel beleid. Met dit besluit wordt ook de jaarrekening 2016 vastgesteld.

De samenstelling van de kascommissie wijzigt. Wim Weststrate treedt af. Wim Rosdorff en Hans Hoogkamer worden benoemd tot respectievelijk lid en plaatsvervangend lid. Zittende leden zijn Luc Brocken en Maarten Lagerberg.
Bestuursverkiezingen
Tot grote verrassing van de secretaris ontvangst zij in gezelschap van haar gezin, tijdens de vergadering de Koninklijke Onderscheiding en wordt benoemd tot Lid in de Orde van Oranje Nassau. De bijbehorende versierselen worden uitgereikt door de burgemeester, mevrouw Lies Spruit.
Tom Rooijakkers (voorzitter) en Harry Persoon (penningmeester) worden herkozen.
Bestuursmededelingen
a. In 2017 bestaan de maandagavond spelen 50 jaar. 1967 was ook het geboortejaar van het programmaboekje. In de komende feestweek gaat hier aandacht aan besteed worden.
b. Nogmaals een oproep tot het gebruik van een automatische incasso voor de betaling van de contributie.
c. Informatie vanuit de Kortebond:

  • Ingaande 2018 zal het deelnemersveld van de korte baan, met uitzondering van de 3 kortebaanorgansiaties met oude rechten, maximaal uit 24 paarden bestaan.
  • Er wordt rekening gehouden met pikeurs die 2 of meer paarden rijden zodat zij zichzelf niet kunnen loten tot na de 4e omloop.
  • Er wordt een leerling-kampioenschap ingesteld om deelname van jonge pikeurs te bevorderen.

De vergadering stemt in met het voorstel om de contributie 2017 te handhaven op € 10,– per gezin, bij betaling van automatische incasso. Voor andere betalingswijzen geldt een opslag van 2,00 euro.
Rondvraag
Aad Onderwater heeft een punt van aandacht t.a.v. de herinrichting van de Haven ; komt de organisatie van de feestweek niet in het gedrang qua tijd?
De aanwezige burgemeester geeft dat het uitgangspunt is dat er op tijd wordt opgeleverd.
In zijn afsluiting dankt de voorzitter allen die een bijdrage hebben geleverd aan de organisatie van deze avond en nodigt hij de aanwezigen uit voor het vervolg van deze ledenavond met o.a. de grote verloting.
Het einde van de vergadering is om 21.15 uur.

3. Jaarverslag 2017 van de secretaris
Monique Ten Holter leest het jaarverslag 2017 voor.

* In december 2017 telde de vereniging 2.405. Eind 2017 blijkt er een kleine groei tot 2.435.
De contributie van 2127 leden wordt geïnd via automatische incasso. Slechts 308 leden worden nog bezocht door onze loper Hans Hiemstra.
* De in januari 2017 gehouden kermisverpachting kwam uit op een bedrag van circa € 73.000,–. De nieuwe
Indeling van de Haven heeft als gevolg dat er minder attracties kunnen worden geplaatst en er dus minder inkomsten gegenereerd kunnen worden.
* De inkomsten uit sponsoring zijn van grote waarde. Tot de hoofdsponsors dit jaar behoren: H. Schneider, Autohandel, Demontage en Garage en Cremer Speciaalmachines B.V.
Het aantal Vrienden (subsponsors) bedraagt 44 stuks.
* De feestweek van 2017 kende een aantal nieuwe evenementen: een Filmquiz met diner in de Loft, een workshop salsadansen, de Zorb ballen race, en een theatershow van onze plaatsgenote Anouk Kragtwijk, een trefbaltoernooi van Brosports, bierpongen en bij de Greef een pubquiz en een disco feest.
* Een aantal evenementen wijzigde van locatie: tonknuppelen vindt een mooie nieuwe locatie bij speeltuin vereniging Marijke, de sterkste man verhuist naar de Grachtweg bij restaurant Chefke’s en de Najaarloop vindt plaats in het dorp met start en finish op het Vierkant. En als laatste verplaatst de grote viswedstrijd van de Ringvaart naar de Leidse Vaart.
* De website werd in september 7331 x bezocht, met het hoogste aantal bezoeken op vrijdag met 1230 bezoeken. Voor steeds meer evenementen kan er via de site worden aangemeld. Ook de vermeldingen en berichten op FB zijn niet meer weg te denken in onze vereniging.
* De medewerkersavond vond plaats bij ’t Groene Landhuis te Warmond aan de Kaag. Daar kon het Jeu de boules spel beoefend worden en gevaren op de Kaag. Tijdens deze bijeenkomst nam de heer Henk van der Kroft, als 1e initiator van de maandagavondspelen 50 jaar geleden, het 1e programmaboekje in ontvangst.
* Rob van der Poll ontvangst de medewerker van het jaar onderscheiding en Marjolein van der Velde de aanmoedigingsprijs.
* Het meerdaagse programma in het Paviljoen toonde een grote variëteit.
Het openingsconcert was dit jaar wederom bijzonder met het optreden van het Jeugd Symfonieorkest Bloembollenstreek onder leiding van Erik Waerts en de meidengroep Steam.
Op de vrijdagavond verzorgde Slam een muziekfestijn voor jeugdigen van 7 t/m 14 jaar en aansluitend voor de jeugd vanaf 15 jaar. Zaterdagavond bezoekt Nielson het paviljoen en de partyband The Guilty Six.
* Na een enorm natte periode is de feestweek gezegend met mooi weer. De enige dissonant is een heftige bui tijdens de finale rit tijdens de draverijdag. De totalisatoromzet bedroeg € 71,401,50.
* Bestuurslid Rob Slootbeek reed ook weer mee in Lisse met zijn paard Dumarion Metjo.
* Viking Ceher met pikeur Wim van der Mespel wint de draverij.
De prijsuitreiking door de burgemeester mevrouw Lies Spruit vond plaats in de gezellige ambiance van Danscentrum Welkom.
* Met medewerking van Amfi’66, video- en filmclub voor De Bloembollenstreek e.o. werd de gehele feestweek weer op film vastgelegd. Alle beeldverslagen tot nu toe zijn te volgen op www.hdv-lisse.nl
* Ook dit jaar was er een goede samenwerking met de lokale en regionale pers.
De secretaris eindigt haar verslag met een woord van dank aan allen die zich hebben ingezet voor het welslagen van de voorbije feestweek.
De voorzitter stelt vast dat het verslag geen aanleiding geeft tot vragen of kanttekeningen.
De vergadering stemt in met het jaarverslag 2017. Monique wordt bedankt voor haar inbreng.

4. Financieel verslag 2017
Met de voorzitter als woordvoerder komen vele financiële en organisatorische aspecten van de feestweek voor het voetlicht.

* Algemene kenmerken zijn mooi najaarsweer – uitgezonderd de middag en avond van de kortebaan – en een goede sfeer. Calamiteiten hebben zich wederom niet voorgedaan.
* De opbrengst uit de kermisverpachting kwam uit op € 75.942,– en toonde t.o.v. 2015 een licht herstel. Verpachten is een, maar de centjes binnenhalen is twee. Dat vereist een zakelijke aanpak zonder dat de relaties, waarvan er in Lisse veel een bijna familiair karakter hebben, worden verstoord.
Rob Veldhoven, voorzitter van de Kermiscommissie, slaagt daarin telkenjare met ondersteuning van ‘oude rot’ Ton Bon en professioneel kermisadviseur Evert Sipkema. Uniek in de kermiswereld zijn het parkeerterrein van woon- en pakwagens en bijbehorende voorzieningen, die in samenwerking met de Stichting Keukenhof kunnen worden geboden.
Onder aftrek van alle kosten noteerde penningmeester Harry Persoon een batig saldo van € 54.781,–.
* Rob Slootbeek, voorzitter van de Technische Commissie, zag de draverij letterlijk en figuurlijk in het water vallen. De totalisatoromzet bleef in de pas met de opbrengst 2015, maar de inkomsten uit de verkoop van toegangskaarten daalde aanzienlijk.
Penningmeester René Stembert noteerde per saldo een tekort van € 17.776,–.
* De Commissie Publiciteit bestaat voornamelijk uit vrouwen die van wanten weten! Een succesvolle advertentiewerving, groei van het aantal Vrienden/subsponsors en toenemend gebruik van sociale media met bijbehorende kostenbesparingen leidden tot een positief resultaat van ruim € 8.000,–.
De inbreng van het mannelijke geslacht bestaat uit het beheer van de website en het vastleggen van de feestweek op de gevoelige plaat.
* Een viertal Evenementencommissies is verantwoordelijk voor de organisatie van de circa 80 evenementen. Navolgende voorzitters/penningmeesters zijn verantwoordelijk: Cors van der Putten/Ben Thomas; Martijn van Noort/Marjatta van Noort (inderdaad een moeder-zoonrelatie); Henk van Dongen/Rob Duivenvoorden; René Slobbe/Dick Siebelt. Betrokkenen weet als geen ander dat het brede en gevarieerde programma alleen tot stand kan komen dankzij de inzet van vele vrijwillige medewerkers. Het totaal van de evenementskosten kwam uit op € 61.583,–, dit is circa € 4.000,– lager dan de vergelijkbare uitgaven 2015. Gesproken kan worden van een goed bestuur en beheer.
* Binnen de commissie van Cors van der Putten is er veel aandacht voor cultuur. Dat gaat gepaard met aanzienlijke kosten, maar om goede kwaliteit te kunnen bieden is dat meer dan verantwoord. Tijdens het openingsconcert toonde het talrijke publiek zich razend enthousiast over het optreden van het Jeugd Symfonieorkest Bloembollenstreek o.l.v. Erik Waerts en zangeres Maan. Ook in de programmering in Theater Floralis is flink geïnvesteerd met als inzet het publiek iets moois te bieden tegen lage entreekosten. Van hoge kwaliteit was het gevarieerde Jazzfestival met een gastoptreden van Thijs van Leer, maar in de zaal zat slechts een handjevol publiek. Wij weigeren te accepteren dat Lissers geen gevoel voor cultuur zouden hebben. In 2017 doen wij een herhaalde poging in de hoop dat velen de weg naar het theater zullen weten te vinden.
* Ook de in het Paviljoen georganiseerde (muzikale) evenementen vergen een forse investering tot een totaalbedrag van € 22.000,–, maar zij trekken talrijke toeschouwers en deelnemers. De Werkgroep Lisse Draaft Door streeft voortdurend naar vernieuwing van de programmering.
Naast zijn participatie in de genoemde Werkgroep stuurt Martijn van Noort een omvangrijke cluster van evenementen aan. Er zijn altijd nieuwe ideeën, getuige o.a. de vele manifestaties op de zondagmiddag.
* De financiële exploitatie van de maandagavondspelen is zeer bescheiden. Voor nog geen € 4.000,– laat voorzitter Henk van Dongen en zijn medewerkers ruim 1.500 personen genieten van een aanbod vol folklore, waaronder vele kaartspelen, bingo en sjoelen.
* René Slobbe stond voor de eerste keer in de stuurhut van zijn commissie; hij bleek een ervaren kapitein. Blikvangers zijn de Senioren Feestmiddag in Woon- en Zorgcentrum Berkhout en de autopuzzeltocht die met 128 equipes deed herinneren aan vroeger tijden. Sommige evenementen gaan aan hun succes ten onder: het tonknuppelen heeft een dermate grote aantrekkingskracht op deelnemers en toeschouwers dat het huidige speelveld – het parkeerterrein achter supermarkt Hoogvliet – mede om veiligheidsredenen moet worden ingeruild voor een groter.
Ruim 400 kinderen namen deel aan de activiteiten in de speeltuin Kindervreugd.
* Onder de paragraaf Verenigingszaken ressorteren alle inkomsten en uitgaven betreffende de ondersteunende diensten, zoals sponsoring, inning contributies, vergaderkosten waaronder de ledenavond, drukwerken, leges, representatie enz.
Het betreft vooral de werkterreinen van de secretaris Monique Ten Holter, alsmede ICT’er en plaatsvervangend penningmeester Piet Ruigrok.
Het vele werk van Monique vergt weinig geld, maar wel grote inspanningen. Bij de aanvraag vergunningen wordt zij geconfronteerd met steeds meer wet- en regelgevingen. Oorzaken daarvan zijn de extremistische gebeurtenissen elders in de wereld. Het bestuur vertrouwt erop dat de samenwerking met de gemeente en andere organen niet te zeer zal worden beïnvloed door de vrees over van alles wat zou kunnen gebeuren.
Piets belangrijkste bijdrage dit jaar was de succesvolle introductie van elektronische kaartverkoop en het scannen van de entreebewijzen via de smartphone. Het aantal transacties oversteeg de stoutste verwachtingen met een aanzienlijke kostenbesparing als bijkomende factor.
Mede dankzij het zorgvuldig financieel beheer van beide bestuursleden en hogere inkomsten uit sponsoring kon een batig saldo van circa € 10.600,– worden genoteerd.
* De penningmeester neemt het slotakkoord van dit financieel verslag voor zijn rekening.
Harry Persoon zegt dat hij inmiddels enkele jaren praktijkervaring heeft opgedaan. Het werk is niet al te moeilijk omdat de vereniging een goede financiële basis kent. Wel blijft hij een hekel houden aan contante geldstromen.
De jaarrekening 2016 sluit met een tekort van € 5.665,–. Dekking van het tekort geschiedt ten laste van het eigen vermogen.
Aan het eind van het verslagjaar bedraagt het verenigingskapitaal € 80.782,51. Dit kan als voldoende financiële basis voor de toekomst worden aangemerkt.

De vergadering stemt in met het financiële verslag 2017.

5. Verslag 2017 van de kascommissie
Namens de kascommissie leest Luc Brocken het verslag voor van de op 10 januari 2017 ten huize van de penningmeester uitgevoerde controle van de financiële administratie. Voor toelichtingen op beleidsmatige aspecten waren ook de bestuursleden Tom Rooijakkers en Piet Ruigrok present.
Met een adequate toelichting op het beheer en antwoorden op gestelde vragen verkreeg de commissie een nauwgezet en vertrouwd beeld van de financiële huishouding. Vastgesteld is dat het vermogen en de reserves voldoende financiële basis vormen voor de toekomst. Overeenkomstig het advies van de kascommissie besluit de ledenvergadering de penningmeester en het bestuur te dechargeren voor respectievelijk het gevoerde beheer en beleid. Daarmee besluit de vergadering ook haar goedkeuring te verlenen aan het financiële verslag over 2017, zoals behandeld onder agendapunt 4.
De samenstelling van de kascommissie wijzigt. Wim Weststrate treedt af. Betrokkene ontvangt voor zijn inbreng een fles met geestrijk vocht Wim Rosdorff en Hans Hoogkamer worden benoemd tot respectievelijk lid en plaatsvervangend lid.
Zittende leden zijn Luc Brocken en Maarten Lagerberg.

6. Bestuursverkiezingen

7. Bestuursmededelingen
a. In 2017 bestaat de serie maandagavondspelen 50 jaar. Zij vormt de basis van de huidige feestweek, waarbij de opbrengst uit de kermisverpachting wordt ingezet ter bekostiging van de talrijke evenementen. 1967 was ook het ‘geboortejaar’ van het huidige programmaboekje. In de komende feestweek zal aan beide mijlpalen aandacht worden besteed.
b. Van de totaal circa 2.300 leden betalen er 1.400 hun contributie via een automatische incasso. De betalingen à contant van de resterende 900 leden brengen onnodig veel kosten met zich. Besloten is op laatstgenoemde betalingen een opslag van € 2,– toe te passen. Nogmaals is er de oproep tot gebruik van een automatische incasso. Nog bij het huisbezoek van de colporteur kan deze betalingswijze worden afgesproken.
c. Mededelingen vanuit de Kortebaanbond:
* De koerskalender 2017 is geplaatst op de website van onze vereniging: www.feestweeklisse.nl.

8. Vaststelling contributie 2017
Hoewel het boekjaar werd afgesloten met een klein tekort mag worden vastgesteld dat de financiële huishouding van de vereniging gezond is.

Voorgesteld wordt om de contributie te handhaven op € 10,– per gezin bij betaling via automatische incasso. Voor andere betalingswijzen geldt een opslag van € 2,–.
De vergadering stemt in met het voorstel.

9. Rondvraag en sluiting
In zijn afronding van de vergadering herhaalt de voorzitter dat 2017 als een bijzonder goed verenigingsjaar kan worden gekenmerkt. Enige smet was het slechte weer tijdens de kortebaan; storm, regen en de gebruikelijke drank zorgden ervoor dat vele toeschouwers zowel van buiten als van binnen nat waren.
Met veel genoegen is er de vaststelling dat er wederom geen incidenten hebben plaatsgehad. Dit resultaat is een verdienste van de leden, de deelnemers en de talrijke toeschouwers.
Er volgen woorden van waardering voor de firma Brouwer voor de traditionele traktatie op de overheerlijke oliebollen, voor Peter van Ooijen en Rob van der Linden voor hun belangrijke inbreng in de beeldpresentaties en voor het bedienend personeel van ‘t Poelhuys. Tot slot bedankt de voorzitter zijn medebestuursleden en de vele medewerkers voor hun belangrijke inbreng. Hij wenst de aanwezigen veel plezier tijdens het informele vervolg met de gebruikelijke loterij onder leiding van bestuurslid Rob Veldhoven.
Niets meer aan de orde zijnde de sluit de voorzitter om 21.15 uur de vergadering.

De secretaris,                                                             De voorzitter,
M.E.M. Ten Holter – van Kimmenaede                  Th.M. Rooijakkers

Laatste nieuwsberichten

Vriendengroep HDV breidt uit!

Vriendengroep HDV breidt uit!

En weer kunnen we een nieuwe 'Vriend' aan de lijst toevoegen! 'Blokhuis Beleggings- en Beheermaatschappij BV Lisse' heeft getekend voor ...
Verder Lezen
Hoera, weer een nieuwe vriend erbij!

Hoera, weer een nieuwe vriend erbij!

Ontzettend blij zijn we dat Keuken Kampioen Cruquius officieel heeft getekend voor een 'vriendschap' met de HDV. Vestigingsmanager Dennis Wijker ...
Verder Lezen
HDV Ledenavond 2019

HDV Ledenavond 2019

De HDV opende het jaar met de ledenavond op 11 januari jl. Dit jaar meer bezoekers in het ’t Poelhuys ...
Verder Lezen

Jaarmarkt

Schrijf je hier in voor de jaarmarkt!

Sponsoring

Bekijk hier alle sponsor mogelijkheden!

Word lid

Word lid van onze fantastische vereniging!